Eksik Mezuniyet Kayıtları Nasıl Takip Edilir?

Listede adı olmayan öğrenciyle bedenini yanlış giren öğrenci aynı şekilde takip edilmemelidir. Eksikleri sınıflandırmak komitenin daha kısa ve anlaşılır mesajlar göndermesini sağlar.

### **Kayıt oluşturmadı** Öğrencinin henüz formda kaydı bulunmuyor.

Öğrenci kayıt oluşturdu ancak beden, isim, numara veya tercih alanlarından biri boş.

Seçilen beden üretilemiyor, isim karakter sınırını aşıyor veya numara formatı uygun değil.

Öğrencinin gönderdiği bilgi teknik olarak geçerli; ancak olağan dışı bir seçim veya belirsizlik bulunduğu için teyit gerekiyor.

Kayıt sipariş listesine eklenmeye hazır. Bu durumlar komite içinde ortak kullanılmalıdır. Bir kişi “eksik”, başka biri “cevap vermedi” gibi farklı notlar tutarsa liste yeniden karışabilir.

Tek tek öğrencilere mesaj atmadan önce şu sorulara bakın: * Kaç kişi hiç kayıt oluşturmadı? * En sık eksik kalan alan hangisi? * Belirli bir sınıf veya şubede katılım düşük mü? * Formda anlaşılmayan bir soru var mı? * Bir beden veya seçenek yanlış mı tanımlandı? Çok sayıda öğrenci aynı alanı boş bırakıyorsa sorun kişilerde değil, form açıklamasında olabilir.

Kayıt oluşturmayan öğrenciye: > Mezuniyet ürünü formunda henüz kaydınız görünmüyor. Sipariş listesine eklenebilmeniz için formu bugün saat 20.00’ye kadar doldurmanız gerekiyor. Bilgisi eksik öğrenciye: > Kaydınız alınmış ancak beden seçiminiz eksik görünüyor. Aynı telefon numarasıyla formu yeniden gönderdiğinizde son kaydınız geçerli olacaktır. Doğrulama gereken öğrenciye: > Üründe kullanılacak isim alanına uzun bir ifade girdiğiniz için bilgiyi doğrulamak istiyoruz. Üründe tam olarak hangi yazımın kullanılmasını istediğinizi paylaşabilir misiniz?

Öğrencilerin isimlerini, bedenlerini veya iletişim bilgilerini sınıf grubunda yayımlamak yerine kişisel hatırlatma kullanın. Genel grupta yalnızca sayısal durum paylaşılabilir: > 86 öğrenciden 71’inin kaydı tamamlandı. Henüz formu doldurmayan veya eksik bilgisi bulunan öğrencilerin cuma gününe kadar kayıtlarını kontrol etmesini rica ediyoruz.

Büyük gruplarda eksik kayıtlar şube, sınıf veya görev alanına göre komite üyeleri arasında paylaşılabilir. Ancak herkes ayrı liste tutmamalıdır. Bütün güncellemeler tek ana listede işlenmelidir.

* Kayıt durumları tanımlandı. * Hiç kayıt oluşturmayanlar ayrıldı. * Eksik ve geçersiz bilgiler ayrıldı. * Formdaki ortak sorunlar kontrol edildi. * Genel hatırlatma gönderildi. * Gerekli öğrencilere kişisel mesaj iletildi. * Güncellenen kayıtların son sürümü tutuldu. * Öğrenci bilgileri açık grupta paylaşılmadı. * Form kapatılmadan son kontrol yapıldı. Eksik kayıt takibi, öğrencileri sürekli uyarmak değil; herkesin neyi tamamlaması gerektiğini görünür hâle getirmektir.