Hatalı veya Eksik Mezuniyet Ürünü Geldiğinde Ne Yapılmalı?

Her şikâyet üretim hatası olmayabilir. Yanlış öğrencinin paketini almak, öğrencinin son kaydından farklı bir beklentiye sahip olması veya ürünün seçilen kalıpta olması da karışıklık yaratabilir. Sorunu şu gruplardan birine ayırın: * Eksik ürün * Fazla ürün * Yanlış beden * Yanlış isim veya numara * Hatalı baskı * Hatalı nakış * Hasarlı ürün * Yanlış renk veya model * Eksik aksesuar * Teslimat sırasında zarar

Öğrencinin söylediği bilgiyle değil, üretime gönderilen son onaylı listeyle kontrol yapın. Şu üç kayıt birbiriyle karşılaştırılmalıdır: 1. Öğrencinin son form kaydı 2. Tedarikçiye gönderilen üretim listesi 3. Teslim alınan ürün Öğrencinin formu son tarihten sonra değiştirmesi veya komiteye ayrı mesaj göndermesi gibi durumlar bu karşılaştırmayla anlaşılabilir.

Tedarikçiyle iletişim kurmadan önce: * Ürünün genel fotoğrafını * Hatalı alanın yakın görüntüsünü * Paket veya ürün etiketini * Öğrenci kayıt satırını * Sipariş numarası veya grup bilgisini hazırlayın. Fotoğrafların sorunu gösterecek kadar açık olmasına dikkat edin.

Her öğrenci tedarikçiye ayrı ayrı ulaşmamalıdır. Komite bütün sorunları toplamalı ve tek dosyada iletmelidir. Kullanılabilecek alanlar: * Öğrenci adı * Sipariş edilen ürün * Gelen ürün * Sorun türü * Açıklama * Fotoğraf * İstenen çözüm * Durum Bu sistem, aynı sorunun birden fazla kez bildirilmesini önler.

Sorunlu olduğu düşünülen ürün: * Yıkanmamalı * Üzerinde değişiklik yapılmamalı * Etiketi çıkarılmamalı * Uzun süre kullanılmamalı Aksi hâlde sorunun üretimden mi, kullanımdan mı kaynaklandığını anlamak zorlaşabilir.

Sorun tespit edildiğinde kesin çözüm tarihi bilinmiyorsa tahminde bulunmayın. Örnek: > Hatalı ve eksik ürünleri toplu olarak kontrol ediyoruz. Sorun listesi pazartesi günü tedarikçiye iletilecek. Yeniden üretim veya değişim takvimi netleştiğinde ilgili öğrencilere bilgi vereceğiz. Bu mesaj, hem sürecin takip edildiğini gösterir hem de gerçekçi olmayan sözler verilmesini önler.

* Problemli ürünler ayrıldı. * Son sipariş listesiyle karşılaştırıldı. * Hata türleri sınıflandırıldı. * Fotoğraflar çekildi. * Ürün kullanılmadan saklandı. * Tek sorun tablosu hazırlandı. * Tedarikçiye toplu bildirim gönderildi. * İstenen çözüm açıklandı. * Öğrencilere süreç hakkında bilgi verildi. * Çözülen sorunlar listede kapatıldı. Sipariş sonrası sorunları düzenli yönetmek, hatanın hiç yaşanmamasını garanti etmez; ancak çözümün daha hızlı ve anlaşılır ilerlemesini sağlar.