Mezuniyet Katılım Linki Nasıl Duyurulur?

Komite formu hazırladıktan sonra çoğu zaman grup sohbetine yalnızca bağlantıyı gönderir. Bazı öğrenciler bağlantının ne için olduğunu anlamaz, bazıları daha sonra bakmak üzere erteler, bazıları ise bilgilerini nasıl güncelleyeceğini bilmez. İyi bir duyuru şu dört soruyu cevaplamalıdır: 1. Bu form neden dolduruluyor? 2. Hangi bilgiler isteniyor? 3. Son tarih ne? 4. Bilgi değişirse ne yapılacak?

Mesajı gereksiz ayrıntıyla uzatmayın. Öğrencinin yapması gereken işlem ilk bakışta anlaşılmalıdır. Örnek: > Mezuniyet sweatshirt siparişi için tasarım tercihi, beden ve üründe kullanılacak isim bilgilerini topluyoruz. Formu 14 Mart Cuma günü saat 20.00’ye kadar doldurmanız gerekiyor. Bilginizi değiştirmek isterseniz aynı telefon numarasıyla yeniden gönderebilirsiniz; son kaydınız geçerli olur. Mesajın hemen altına katılım linkini ekleyin.

* Organizasyonun veya ürünün adı * Formun amacı * İstenen temel bilgiler * Kesin kapanış tarihi * Güncelleme yöntemi * Sorular için iletişim kişisi * Katılmayan öğrencilerin de form doldurup doldurmayacağı Özellikle katılmayacak öğrencilerden de yanıt bekleniyorsa bunu açıkça yazın. Aksi hâlde cevap vermeyen kişinin katılmadığını mı, formu görmediğini mi anlamak zorlaşır.

Her gün aynı mesajı göndermek öğrencilerin duyuruyu görmezden gelmesine neden olabilir. Bunun yerine farklı amaçlara sahip üç temas yeterli olabilir.

Formun amacı ve son tarih açıklanır.

Kaç kişinin katıldığı ve hangi bilgilerin eksik olduğu belirtilir. Örnek: > Beden ve tasarım formunu henüz doldurmayan 23 kişi bulunuyor. Listenin doğru hazırlanabilmesi için formu çarşamba akşamına kadar tamamlamanızı rica ediyoruz.

Kısa, doğrudan ve kesin olmalıdır. > Form bugün saat 20.00’de kapanacaktır. Sipariş listesinde yer almak isteyenlerin bu saate kadar kayıt oluşturması gerekiyor.

Eksik öğrencilerin isimlerini herkesin bulunduğu grupta yayımlamak yerine genel sayı paylaşın. Gerekirse kişilere özel kısa hatırlatma gönderin. Öğrencinin beden, telefon veya kişiselleştirme bilgisini açık grup mesajında paylaşmayın.

En sık görülen nedenler şunlardır: * Linkin açıklamasız gönderilmesi * Son tarihin belirsiz olması * Çok uzun mesaj yazılması * Aynı duyurunun sürekli tekrarlanması * Formun mobilde zor doldurulması * Öğrencinin kaydını güncelleyip güncelleyemeyeceğini bilmemesi * Komitenin farklı üyelerinin farklı tarihler söylemesi Duyuruyu paylaşmadan önce komite içinde tek bir metin ve tek bir son tarih üzerinde anlaşın.

* Formun amacı ilk cümlede açıklanıyor. * Son tarih gün ve saat olarak yazıldı. * Link görünür bir yerde bulunuyor. * Güncelleme yöntemi belirtildi. * Katılmayacak öğrenciler için seçenek açıklandı. * İletişim kişisi belirlendi. * Hatırlatma tarihleri planlandı. * Komite üyeleri aynı bilgiyi paylaşıyor. İyi bir duyuru öğrenciyi baskı altına almaz. Ne yapması gerektiğini kısa ve net biçimde gösterir.