Mezuniyet Listeleri Nasıl Güvenli Tutulur?

Beden, telefon, isim ve katılım bilgileri komitenin işini kolaylaştırır. Ancak aynı bilgilerin farklı kişilerin telefonlarında, mesaj gruplarında ve birden fazla dosyada bulunması gereksiz risk oluşturur. Amaç bilgileri saklamak değil, yalnızca organizasyonu tamamlamak için gerektiği kadar kullanmaktır.

Formu hazırlarken her alan için şu soruyu sorun: > Bu bilgiyi sipariş veya organizasyon kararında gerçekten kullanacak mıyız? Bir sweatshirt siparişi için öğrencinin: * Adı * İletişim bilgisi * Bedeni * Tasarım tercihi * Üründe yazacak isim veya numarası gerekebilir. Buna karşılık ev adresi, kimlik bilgisi veya organizasyonla ilgisi olmayan ayrıntılar çoğu durumda gerekli değildir.

Öğrencilerin form doldurduğu bağlantı ile komitenin bütün kayıtları gördüğü bağlantı aynı amaçla kullanılmamalıdır. * Katılım linki öğrencilere gönderilir. * Komite paneli yalnızca yetkili kişilerde kalır. * Panel bağlantısı açık gruplarda paylaşılmaz. * Bağlantıyı alan komite üyeleri başka kişilere iletmemelidir. Komite paneli bağlantısını sıradan bir duyuru linki gibi düşünmeyin.

“Eksik öğrenciler” başlığıyla ad, telefon, beden ve diğer bilgilerin bulunduğu ekran görüntülerini sınıf grubuna göndermekten kaçının. Genel grupta yalnızca gerekli özet paylaşılabilir: * Toplam katılım * Eksik kayıt sayısı * Beden dağılımının anonim özeti * Son tarih Kişisel düzeltmeler ilgili öğrenciyle özel olarak konuşulmalıdır.

Aynı listenin farklı sürümlerini birçok kişiye göndermek hem güvenliği hem de güncelliği bozar. Tek bir ana kaynak belirleyin. Dosya indirildiğinde: * Tarih ekleyin. * Sürümü belirtin. * Kimin kullanacağını bilin. * Eski kopyaları silin. * Gereksiz kişilere yeniden göndermeyin. Tedarikçiye yalnızca üretim için gerekli alanları içeren liste verilmelidir. Örneğin üretimde yalnızca ürün adı, beden, isim ve numara gerekiyorsa öğrencilerin diğer bilgilerini aynı dosyada göndermeyin.

Organizasyon tamamlandığında bütün bilgilerin süresiz olarak tutulması gerekmez. Komite: * Gereksiz ekran görüntülerini * Eski liste sürümlerini * Kişisel cihazlardaki kopyaları * Artık kullanılmayan paylaşım bağlantılarını gözden geçirmelidir. Gelecek yıllar için saklanması gereken şey, öğrencilerin kişisel listesi değil; süreçten çıkarılan genel kontrol listesi olabilir.

* Yalnızca gerekli bilgiler toplanıyor. * Katılım ve panel bağlantıları ayrıldı. * Panel yalnızca komite üyelerinde. * Öğrenci bilgileri grupta paylaşılmıyor. * Ana liste kaynağı belirlendi. * Eski dosya sürümleri temizleniyor. * Tedarikçiye sınırlı bilgi gönderiliyor. * Sipariş sonrası gereksiz kopyalar kaldırılıyor. * Komite üyeleri ortak kullanım kuralını biliyor. Bilgileri düzenli tutmanın en güvenli yolu, onları mümkün olduğunca az yerde ve yalnızca ihtiyaç duyan kişilerle paylaşmaktır.